Oproepovernamegroep en oproepdeling Oproepen verdelen over relevante groepen

Oproepdeling is wanneer inkomende oproepen worden verdeeld over elke beschikbare lijn in een groep. Een inkomende oproep wordt naar een eerste telefoonlijn gestuurd, een tweede oproep gaat naar een tweede lijn (zelfs als de eerste lijn vrij is), enz. Zodra elke lijn is gebeld, begint de cyclus opnieuw.

Met tools zoals de groepsroutering van Ringover kunt u kiezen welke groep gebruikers de oproep ontvangt en in welke volgorde ze telefoontjes ontvangen. Daarom is het delen van oproepen zo'n geweldige optie voor bedrijven met een robuuste klantenservice of verkoopafdeling. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat oproepen niet onbeantwoord blijven, en u kunt inkomende bellers zelfs doorverwijzen naar gespecialiseerde groepen als ze een bepaalde expertise nodig hebben.

Twee mobiele telefoons kunnen dezelfde inkomende oproep ontvangen als ze zijn verbonden met zakelijke telefoniesoftware. Dit is een functie die 'gelijktijdig overgaan' wordt genoemd en waarmee meerdere telefoons (niet slechts twee) een telefoongesprek kunnen ontvangen. Je kunt zelfs oproepen programmeren om naar meerdere apparaten te worden verzonden, waaronder computers, mobiele telefoons of elk ander apparaat dat met internet is verbonden. Wanneer de functie voor gelijktijdig overgaan van Ringover wordt geactiveerd, stopt de oproep met overgaan op de andere apparaten zodra deze op het ene apparaat wordt opgenomen.

Gelijktijdig overgaan is vooral belangrijk voor bedrijven die contactcenters hebben of kleinere bedrijven die ervoor willen zorgen dat ze geen oproep missen. Deze functie is een van de meest efficiënte en effectieve manieren om consequent inkomende oproepen te beantwoorden.

Om een oproepovernamegroep te gebruiken, moet je gebruikers binnen dezelfde groep koppelen. Zodra je een groep hebt gemaakt en het opnemen van oproepen hebt ingeschakeld, kunnen de gebruikers de oproepen opnemen die binnenkomen bij elke gebruiker in de groep.

Oproepverzamelgroepen kunnen erg handig zijn als u uw gebruikers wilt groeperen op basis van expertise, zoals technische kennis of verkoopvaardigheden. Zodra u uw groepen op expertise heeft georganiseerd, kunnen bellers toegang krijgen tot die groepen via een menu, zoals een interactieve spraakrespons (IVR). Wanneer ze worden gecombineerd, zijn oproepverzamelgroepen en IVR een krachtige en efficiënte manier om de stroom van inkomende oproepen te organiseren en een naadloze klantervaring voor uw bellers te garanderen.

Oproepovername is wanneer je een inkomende oproep beantwoordt die oorspronkelijk naar een andere telefoonlijn ging. Als bijvoorbeeld de telefoonlijn van je collega overgaat, kun je die oproep beantwoorden op je eigen telefoonapparaat (of het nu een telefoon, webbrowser, mobiele telefoon, enz. is).

Met oproepovername mis je geen oproep van een prospect of klant. Het is een praktische manier om ervoor te zorgen dat je teamleden met de meeste efficiëntie en de minste stress succesvol kunnen reageren op inkomende oproepen.

Het verschil tussen een gespreksopnamegroep en een hunt-pilot ligt in de manier waarop een inkomend telefoongesprek wordt doorgeschakeld naar de ontvanger(s) van het gesprek. Bij een hunt-pilot worden inkomende oproepen doorgeschakeld naar meerdere telefoonlijnen, hetzij gelijktijdig, hetzij in een vooraf bepaalde volgorde. In een call pickup-groep kan elke persoon binnen de groep een telefoongesprek met een groepslid opnemen, ongeacht of de beller zijn specifieke nummer heeft gekozen of niet.

Hoewel oproepovernamegroepen en hunt-pilots anders functioneren, hebben ze hetzelfde eindresultaat. Ze minimaliseren het aantal gemiste oproepen en helpen de inkomende oproepstroom te automatiseren om een klantervaring van hoge kwaliteit te garanderen.