Telefoonsysteem voor werken op afstand voor productieve teams
Ontdek hoe een telefoonsysteem voor werken op afstand de continuïteit van uw zakelijke telefoondienst in een omgeving voor werken op afstand garandeert. Garandeer de stabiliteit van je klantenservice, verkoopactiviteiten en teamsamenwerking met software voor werken op afstand.
Wat is een extern telefoonsysteem?
Met een telefoonsysteem op afstand kun je overal oproepen plaatsen en ontvangen, zolang je maar een stabiele internetverbinding hebt. Er zijn geen kabels of IT-ondersteuning nodig — je kunt een zakelijk telefoonnummer instellen en verbinding maken met verschillende locaties over de hele wereld.
Hoe werkt een telefoonsysteem op afstand?
Het maakt gebruik van VoIP-technologie om spraakoproepen over een stabiele internetverbinding te verzenden in plaats van traditionele telefoonlijnen te gebruiken. U kunt dit systeem overal ter wereld gebruiken met de juiste software en een compatibel apparaat.
Werk alsof je nooit het kantoor hebt verlaten
Gebruik je professionele telefoon thuis
Met het cloudtelefoonsysteem van Ringover kunnen je thuiswerkende teams via internet zakelijke oproepen doen en ontvangen met hun smartphone, computer en tablet.
Toegang tot een bundel functies
Van het doorverbinden en doorsturen van oproepen tot telefonische vergaderingen, click-to-call en nog veel meer: Ringover zorgt ervoor dat je werknemers toegang hebben tot een efficiënt en productief telefoonsysteem om hun taken uit te voeren, waar ze ook zijn.
Beheer je klantenservice op afstand
Zorg voor de continuïteit van uw telefooncentrale
Draag je bestaande telefonische klantenservice automatisch over naar je externe medewerkers om je bellers non-stop service te bieden.
Oproepdistributie configureren
Stel in een paar klikken regels voor het routeren van oproepen in om oproepen automatisch naar je externe agenten te sturen. Pas deze regels indien nodig aan op basis van de beschikbaarheid van de agent.
Aan de slag
Eenvoudig videoconferenties houden en schermen delen
Organiseer vergaderingen via videoconferentie vanaf elk apparaat
Met de Meet by Ringover-oplossing communiceer je in realtime met je collega's en klanten. Uw teams kunnen videogesprekken starten vanaf hun computer, smartphone of tablet.
Deel je scherm voor een betere productiviteit
Deel je scherm of slechts een paar geselecteerde documenten. Vergaderingen kunnen maximaal 8 personen omvatten (aanbevolen). Elke deelnemer kan tijdens je vergaderingen inhoud delen om de productiviteit te verhogen en de samenwerking te vergemakkelijken.
Houd toezicht op je externe verkoop- en ondersteuningsteams
Volg de livegesprekken van je team
Krijg toegang tot de livegesprekken van je agenten om te zien wie er beschikbaar, in de pauzestand of offline is. Luister naar livegesprekken of speel opnames af.
Ontvang gedetailleerde rapporten over de activiteiten van je agenten
Profiteer van geavanceerde statistieken over de oproepen van je team, waaronder het aantal oproepen, de duur van de oproep, de gemiste oproepen, het uitvalpercentage van bellers en meer.
Hoe stel je de software voor telewerken van Ringover in?
Je Ringover-account instellen
Ga naar de Ringover-website of download de app om een account aan te maken en log in met je inloggegevens. Kies het tariefplan dat voldoet aan de behoeften van je bedrijf en krijg toegang tot de slimme telefoonfuncties voor werken op afstand.
De instellingen configureren
Kies de telefoonnummers die je wilt gebruiken. Voeg vervolgens de gebruikers toe en configureer hun machtigingen en oproepinstellingen.
Begin met bellen
Gebruik de eenvoudige interface van Ringover om te bellen en gebeld te worden. U kunt andere geavanceerde functies van het telefoonsysteem voor werken op afstand verkennen, zoals het doorverbinden van oproepen, het beheren van oproepvragen of CRM-integraties om uw bedrijfsactiviteiten te verbeteren.
Voordelen van het inschakelen van een extern personeelsbestand
Divers talent
Huur de beste mensen in van overal ter wereld.
Lagere kosten
Bespaar op kantoorhuur, voorzieningen en andere operationele kosten.
Minder afleiding
De meeste werknemers melden dat er minder afleiding is in een externe omgeving.
Voortgezette bedrijfsactiviteiten
Bedrijven kunnen operationeel blijven tijdens onverwachte verstoringen en kantoorsluitingen.
Schaalbare groei
Breid eenvoudig uit en betreed nieuwe markten zonder de vertragingen en kosten van fysieke uitbreiding.
24/7 dekking
Leg contact met klanten in verschillende tijdzones en bouw een wereldwijd bereik op.
Verbeterde klanttevredenheid
Gelukkigere werknemers bieden doorgaans een betere klantenservice.
Verhoging van de productiviteit
Werknemers op afstand beheren hun tijd vaak beter en leveren efficiënte resultaten.
Hoe helpt een telefoonsysteem voor werken op afstand uw bedrijf?
- Werknemers kunnen overal zakelijke oproepen doen en ontvangen met een internetverbinding.
- Klanten kunnen je team gemakkelijk bereiken, zelfs als ze op afstand of vanaf verschillende locaties werken.
- Ononderbroken communicatie tijdens noodsituaties en lockdowns.
- Minimaliseert de behoefte aan een fysiek kantoor en telefoons.
- Voeg eenvoudig gebruikers toe of verwijder ze naarmate je bedrijf groeit.
- Volg de prestaties van gesprekken en verbeter de kwaliteit van de klantenservice.
- Versleutelde oproepen en veilige gegevensverwerking helpen gevoelige informatie te beschermen
Dingen om rekening mee te houden bij het kiezen van software voor een extern telefoonsysteem
Gesprekskwaliteit
Zorg ervoor dat het geluid helder is en dat er zo min mogelijk downtime is, zelfs bij een onstabiele internetverbinding.
Gebruiksgemak
Het systeem moet eenvoudig te installeren en te gebruiken zijn voor je team en nieuwe medewerkers.
Integraties
Zoek naar software die compatibel is met CRM en andere samenwerkingstools om meer waar voor je geld te krijgen.
Schaalbaarheid
Kies een oplossing die meegroeit met je bedrijf, zodat je minder snel een andere software hoeft te zoeken voor geavanceerde tools en functies.
Veelgestelde vragen over het telefoonsysteem voor werken op afstand
- Wat is een extern telefoonsysteem?
- Welke systemen ondersteunen werken op afstand?
- Waarvoor gebruiken we als VA een telefoonsysteem?
- Wat is een telefoonsysteem voor virtuele assistenten?
- Hoeveel kost een telefoonsysteem voor een extern kantoor?
- Welke apparatuur heb ik nodig om een telefoonsysteem op afstand in te stellen?
- Kan ik mijn zakelijke telefoonnummer behouden?
- Is een telefoonsysteem voor een extern kantoor veilig?
- Hoe kan ik mijn mobiele telefoon als kantoortelefoon gebruiken?
- Kan ik eenvoudig gebruikers toevoegen of verwijderen in een extern telefoonsysteem?
- Is er training vereist voor software voor telefonisch werken op afstand?
- Wat gebeurt er als het internet uitvalt terwijl ik de software voor de telefoon op afstand gebruik?
- Is een extern telefoonsysteem geschikt voor hybride of internationale teams?
Wat is een extern telefoonsysteem?
Een telefoonsysteem op afstand is een virtueel telefoonsysteem voor thuiswerk dat wordt ondersteund door Voice over Internet Protocol (VoIP). Dankzij deze software voor werken op afstand kunt u inkomende en uitgaande oproepen doen vanaf elk apparaat dat met internet is verbonden, inclusief tablets of zelfs een desktop-app. Hierdoor kunt u uw telefoonsysteem voor werken op afstand gebruiken om de productiviteit te verbeteren en uw bedrijf gemakkelijker te laten groeien.
Welke systemen ondersteunen werken op afstand?
Hier zijn een paar van de meest voorkomende softwareprogramma's voor werken op afstand:
- Ringover. Ringover is een VoIP-dienst die thuiswerkers kunnen gebruiken als een telefoonsysteem voor thuiswerk. Ringover ondersteunt multichannel bedrijfscommunicatie, inclusief onbeperkt bellen naar meer dan 110 internationale bestemmingen. Je kunt VoIP gebruiken voor inkomende en uitgaande callcenters en profiteren van geavanceerde telefoniefuncties zoals IVR-menu's (interactive voice response), sms-berichten, aanpasbare oproepwachtrijen en meer. Soms kan VoIP een softphone worden genoemd omdat het op software is gebaseerd.
- Slack. Slack is een professionele tool die erg populair is geworden na de COVID-pandemie. Met Slack kan een bedrijf teams en onderwerpen maken en groeps- en individuele berichten uitwisselen. Naast het faciliteren en organiseren van interne chatgesprekken, integreert Slack met andere tools. Ontwikkelaarsteams kunnen bijvoorbeeld een kanaal programmeren met automatische waarschuwingen of een melding als een online formulier is ingevuld.
- ProProfs Project. Het primaire doel van ProProf Project is om te helpen bij projectbeheer. In één dashboard kun je taken delegeren, de voortgang volgen, de facturering controleren en rapporten maken op basis van gegevensvisualisatie.
- GanttPRO. Ben je bekend met GANT-grafieken? Zo ja, dan kan de GanttPro-tool voor projectbeheer een goede optie voor je zijn. Met deze service kun je projecten visualiseren en het project eenvoudig organiseren via een drag-and-drop-interface.
- Miro. Miro werd ook populair tijdens de COVID-pandemie als een virtueel whiteboard dat kon worden gebruikt als een tool voor brainstormen of samenwerken.
- Asana. Asana is een projectbeheertool waarmee teamleden en managers projecten kunnen volgen en taken kunnen beheren. Elk individu kan de dashboardweergave aanpassen en sjablonen of regels maken om het projectbeheer te automatiseren.
- Notion. Notion is een tool die niet specifiek is ontworpen voor bedrijven, maar zeer nuttig kan zijn als samenwerkings- en planningstool. Teams maken sjablonen en communiceren asynchroon om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren.
Waarvoor gebruiken we als VA een telefoonsysteem?
Je gebruikt een telefoonsysteem als VA, een functie die auto attendant, virtuele assistent of digitale receptioniste wordt genoemd, om de volgende redenen. Deze functie beantwoordt automatisch inkomende oproepen en stuurt de oproep door naar de juiste afdeling of medewerker, zonder dat er een live operator nodig is. Je kunt zelfs een aangepaste begroeting maken om je merkidentiteit te versterken. Door een telefoonsysteem te gebruiken voor een VA, kunt u bellers professioneel begroeten, wachttijden verkorten, uw operators de mogelijkheid geven om zich te concentreren op complexere taken en gemakkelijker opschalen.
Wat is een telefoonsysteem voor virtuele assistenten?
Een telefoonsysteem voor virtuele assistenten is een virtueel telefoonsysteem dat via internet kan bellen en gebeld kan worden, zonder dat er een fysieke vaste lijn nodig is. Met een virtuele assistent kunt u een aangepaste, geautomatiseerde begroeting voor bellers maken. Naast de begroeting kan een telefoonsysteem voor virtuele assistenten op afstand de stroom van inkomende oproepen filteren en beheren. Hierdoor kunnen werknemers hun productiviteit en efficiëntie verhogen.
Hoeveel kost een telefoonsysteem voor een extern kantoor?
Een telefoonsysteem voor een extern kantoor kost meestal tussen de $ 15 en $ 50, maar dit kan variëren afhankelijk van de functies en de provider van het externe telefoonsysteem.
Welke apparatuur heb ik nodig om een telefoonsysteem op afstand in te stellen?
Het enige wat je nodig hebt is een apparaat met internetverbinding, een stabiele internetverbinding en toegang tot de VoIP-software.
Kan ik mijn zakelijke telefoonnummer behouden?
Ja, bij de meeste providers kun je je bestaande zakelijke nummer behouden wanneer je van systeem wisselt. Je kunt echter contact opnemen met de ondersteuning van de provider voor meer informatie.
Is een telefoonsysteem voor een extern kantoor veilig?
Ja, de meeste telefoonsystemen zijn veilig. Let bij het kiezen van VoIP-software op functies zoals end-to-end-versleuteling, tweefactorauthenticatie en regelmatige beveiligingsupdates.
Hoe kan ik mijn mobiele telefoon als kantoortelefoon gebruiken?
Je kunt je zakelijke oproepen via je zakelijke nummer leiden met de telefoonsysteemapplicatie voor werken op afstand. Dit houdt de communicatie professioneel en gescheiden.
Kan ik eenvoudig gebruikers toevoegen of verwijderen in een extern telefoonsysteem?
Ja, Ringover biedt een schaalbaar platform waar je gebruikers eenvoudig kunt beheren via een beheerdersdashboard.
Is er training vereist voor software voor telefonisch werken op afstand?
Ringover is ontworpen om gebruiksvriendelijk te zijn en is eenvoudig in te stellen met minimale training. Een korte onboarding-sessie kan teams helpen het meeste uit geavanceerde functies te halen.
Wat gebeurt er als het internet uitvalt terwijl ik de software voor de telefoon op afstand gebruik?
Met de automatische doorschakelfunctie van Ringover kunnen bedrijven verbonden blijven, zelfs als het internet uitvalt.
Is een extern telefoonsysteem geschikt voor hybride of internationale teams?
Ja, Ringover werkt uitstekend voor hybride en internationale teams en biedt meerdere communicatiekanalen voor verschillende locaties en tijdzones.