Softwaresysteem voor oproepbeheer
Onderzoek wijst uit dat de gemiddelde wachttijd voor klanten iets minder dan 1 minuut is, en veel bedrijven halen zelfs deze norm niet. Toch blijven de meeste klanten niet langer dan twee minuten aan de lijn. Een efficiënt en effectief softwaresysteem voor gespreksbeheer is de sleutel om ervoor te zorgen dat je klanten en potentiële klanten zelden of nooit in de buurt komen van een van deze twee tijdsdoelen.
Stroomlijn de manier waarop je oproepen ontvangt met Ringover
Verbroken gesprekken en lange wachttijden zullen onvermijdelijk de klantervaring beïnvloeden en elk ander aspect van uw bedrijf bemoeilijken, omdat het ontevreden klanten creëert of erger nog, helemaal geen klanten. Een effectief CMS is echter meer dan een middel om je inkomende en uitgaande oproepen te organiseren. Het is ook de eerste interactie met je potentiële klanten en het is het boegbeeld voor de reputatie van je bedrijf.
Prijzen voor oproepbeheersystemen
- 1 nummer met onbeperkte binnenlandse gesprekken
- Aanpasbaar telefoonbeantwoordingssysteem (openingstijden, welkomstbericht, enz.)
- Opname, transcriptie en samenvatting van gesprekkenAI
- Virtuele receptionisteAI
- Onbeperkt bellen naar 110 bestemmingen (Frankrijk, Europa, VS, vast en mobiel)
- Vast nummer in 43 landen
- Mobiele, web en desktop applicatie
- IVR en doorverbinden
- Gesprekslogboek en opnames
- Transcriptie en samenvatting van gesprekken en voicemails
- Klik-opbellen
- Visoconferenties, interne chat
- Toegang tot onze API
- Vast of mobiel nummer in 65 landen
- Geavanceerde IVR (slimme routering, oproepgroepen, wachtrijen...)
- Integraties+100
- Geavanceerde statistieken
- Coaching (dubbel luisteren, fluisteren…)
- SMS campagnes
- Toegang tot onze webhooks
- Bel- en voicemailcampagnes
- Power Dialer
- Belscripts
- Voice message drop-off
- Gelocaliseerde nummers
- Integraties+100
- Eénmalige aanmelding (SSO)
Een uitgebreid oproepbeheersysteem zal
- Verbeter je conversie-, retentie- en algemene klanttevredenheidsstatistieken en houd ze op dat niveau.
- Maximaliseer de productiviteit van je werknemers door de workflow te stroomlijnen en contactfouten te verminderen.
- Optimaliseer uw oproepvolume en zorg er daarmee voor dat u meer kunt afhandelen met dezelfde middelen en resources.
Kies een oproepbeheersysteem dat meer doet
Elk CMS dat zijn geld waard is, moet worden gebouwd met het inzicht dat elk bedrijf uniek is, net als de behoeften van de sector waarin het actief is. Bovendien nemen deze behoeften altijd toe en evolueren ze.
Daarom moet uw oproepbeheersysteem zich kunnen aanpassen aan de vereisten van het bedrijf of callcenter en helpen om uw bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Daarnaast helpen statistische gegevens zoals rapporten over klanttevredenheid, prestatiemetingen van agenten en managementrapporten u te beoordelen hoe goed u vooruitgang boekt in de richting van deze einddoelen. Het juiste CMS kan ook een krachtig trainingsinstrument zijn dat realtime monitoring en de ontwikkeling van agenten mogelijk maakt dankzij functies zoals call-whisper en double-listening.
Oproepbeheersystemen zijn zowel eenvoudig in te stellen als eenvoudig te gebruiken
Ga snel aan de slag
Oproepbeheersystemen kunnen vaak een ontmoedigende installatie lijken, ongeacht de voordelen. Een geavanceerd CMS zoals dat van Ringover maakt zowel de beginfase als het langdurige gebruik eenvoudiger door vanaf de eerste dag een naadloze en intuïtieve ervaring te creëren.
Meerdere markten met een minimum aan gedoe
Met geavanceerde CMS-diensten zoals Ringover kunt u in een paar minuten klantresponsdiensten opzetten in 65 verschillende landen met op maat gemaakte begroetingen die voor elke afzonderlijke markt zijn opgenomen.
Informatie wanneer en waar u die nodig hebt
Een enorme hoeveelheid klantinformatie wordt binnen het CMS bewaard en staat tot uw beschikking, waardoor u niet meer door meerdere verschillende softwareprogramma's hoeft te bladeren.
Geautomatiseerde verdeling van oproepvolumes volgens uw parameters
De juiste taak voor de juiste medewerker
Oproepen die naar de verkeerde afdeling worden doorgestuurd, frustreren zowel de klant als de agent en verminderen de klanttevredenheid. Een hoogwaardig CMS zoals dat van Ringover maakt gebruik van geavanceerde maar gebruiksvriendelijke tools om ervoor te zorgen dat oproepen worden doorgestuurd volgens een op maat gemaakte reeks parameters die u bepaalt.
Meer opties betekenen nauwkeurigere resultaten
Routeringsparameters kunnen worden opgesplitst via een grote selectie van criteria, wat zorgt voor een betere en nauwkeurigere distributie. Leid oproepen om op basis van de vaardigheden van de agent, de taal, de diensttijden en meer.
De volgende fase in distributie op maat
Een geavanceerde functie van ons CMS is de mogelijkheid om oproepen te routeren met behulp van klantgegevens die rechtstreeks uit uw databanken worden gehaald. Dit betekent dat u een service kunt aanbieden die uw wens illustreert om deze gegevens te gebruiken om de best mogelijke ervaring voor uw klant te creëren.
Maak indruk op zowel bestaande als potentiële klanten met de geavanceerde functies van onze Call Management Systems
Integreer AI in je algehele ervaring
Door AI effectief te gebruiken, kun je de kloof tussen geautomatiseerde berichten en echte medewerkers overbruggen.
Interactieve spraakrespons
Met deze functie kunt u de ervaring van een klant stroomlijnen en hem of haar binnen enkele seconden naar de juiste afdeling doorverwijzen.
Geef meer informatie zonder dat de klant contact hoeft op te nemen met een agent
Veel oproepen kunnen worden opgelost met basisinformatie zoals openingstijden en basisproductgegevens. De callcentersoftware van Ringover bevat een IVR met meerdere niveaus die je de mogelijkheid biedt om veel vragen van klanten op te lossen via geautomatiseerde spraakberichten die alleen worden geactiveerd wanneer dat nodig is.
Veelgestelde vragen over het oproepbeheersysteem
- Wat is een software voor oproepbeheer?
- Hoe kan ik bepalen welke functies nodig zijn voor mijn bedrijf?
- Wat zijn de voordelen voor mijn agenten?
- Waarom zou mijn bedrijf een CMS van Ringover moeten gebruiken?
- Wat is een gespreksbeheersysteem?
- Wat is het belang van oproepbeheer?
- Wat is een CRM voor oproepbeheer?
- Hoe ga je effectief om met telefoongesprekken?
Wat is een software voor oproepbeheer?
In wezen is gespreksbeheersoftware een systeem dat inkomende gesprekken organiseert en doorstuurt op basis van een reeks parameters. Deze parameters moeten vooraf door de bedrijfsbeheerder worden ingesteld en zullen worden afgestemd op de behoeften van dat specifieke bedrijf. Een CMS kan een beperkte of uitgebreide lijst met functies gebruiken, afhankelijk van de behoefte. Deze omvatten zaken als IVR of Interactive Voice Responses, geautomatiseerde berichten en realtime prioritering van oproepen.
Hoe kan ik bepalen welke functies nodig zijn voor mijn bedrijf?
Geavanceerde gespreksbeheersoftware zoals die van Ringover heeft een overvloed aan functies, die niet allemaal essentieel zijn voor uw bedrijf. Om te bepalen welke prioriteit moeten krijgen, moet u de behoeften van uw bedrijf en die van uw klanten zorgvuldig beoordelen. Beantwoordt vragen zoals: op basis van welke criteria moeten uw oproepen worden gefilterd? Wat voor soort bedrijf hebt u, bijvoorbeeld een servicecallcenter, een cloudcontactcenter, enz.? Moeten oproepen eerst bij agenten komen of eerst geautomatiseerde antwoorden krijgen? Hoe lang moet een oproep in de oproepwachtrij blijven en wat moet ermee gebeuren als er te veel tijd is verstreken? Door deze en soortgelijke vragen te beantwoorden, kunt u uw CMS effectief aanpassen.
Wat zijn de voordelen voor mijn agenten?
Een CMS kan uw agenten op een aantal manieren ten goede komen. Door het juiste gesprek effectief naar de juiste persoon te leiden, zorgt het ervoor dat er minder tijd wordt verspild aan onnodige doorverwijzingen, wat niet alleen de productiviteit vermindert, maar ook de klant frustreert en de verkoop en probleemoplossing voor de agent moeilijker maakt. Bovendien zorgen de functies voor het verzamelen van informatie ervoor dat agenten vanaf het begin beter in staat zijn om de problemen en vragen van klanten te identificeren en op te lossen.
Waarom zou mijn bedrijf een CMS van Ringover moeten gebruiken?
Naast belangrijke functies zoals automatische nummerkiezer en voorspellende nummerkiezer, biedt Ringover een oproepbeheersysteem dat een ideale balans biedt tussen geavanceerde functies en gebruiksgemak. Zowel de installatie als de interface zijn eenvoudig en intuïtief, wat betekent dat u en uw agenten meer tijd en energie kunnen besteden aan het bieden van een vriendelijke en interactieve ervaring voor uw klanten. In feite is bewezen dat effectief gebruik van CMS-systemen zoals Ringover de conversies en klanttevredenheidscijfers verhoogt zonder dat er grote verhogingen in de toewijzing van middelen nodig zijn.
Wat is een gespreksbeheersysteem?
Een oproepbeheersysteem (CMS) is een bundel van tools en software om inkomende en uitgaande oproepen te beheren, meestal gebruikt in callcenters, contactcenters en organisaties met een groot aantal oproepen.
Het automatiseert verschillende taken, waardoor de productiviteit van de agenten toeneemt, de klanttevredenheid verbetert en de kosten dalen. Met gespreksbeheersoftware kunnen managers bovendien prestatie-indicatoren volgen en processen verbeteren op basis van gespreksgegevens. Het heeft meestal de volgende functies:
- Interactive Voice Response (IVR) om met klanten te communiceren en hen zelfbedieningsfaciliteiten aan te bieden.
- Gespreksopname om gesprekken op te nemen en de prestaties van agenten te beoordelen.
- Oproeptracking om statistieken te controleren, zoals oproepbron, duur, wachttijd, verlatingspercentages, volume, enz.
- Oproeproutering om oproepen automatisch door te sturen naar de juiste agenten/afdelingen op basis van vooraf gedefinieerde parameters.
- Gespreksmonitoring om gesprekken tussen agenten en klanten te monitoren en indien nodig in te grijpen.
- CRM-integratie voor directe toegang tot gegevens.
- Andere functies: intuïtieve dashboards, doorschakelen van oproepen, automatische bellers, click-to-call, analyses, enz.
Wat is het belang van oproepbeheer?
Met een oproepbeheersysteem kunnen bedrijven inkomende en uitgaande oproepen efficiënt beheren. Het helpt hen:
- Verhoog de productiviteit van agenten: een oproepbeheersysteem automatiseert taken die uw agenten anders handmatig zouden moeten uitvoeren. Het helpt hen tijd te besparen en de productieve uren te verhogen.
- Verminder de wachttijd en het aantal verbroken gesprekken: gespreksbeheersoftware vermindert de wachttijd en het aantal verbroken gesprekken door gesprekken automatisch door te schakelen naar de beste beschikbare agenten.
- Gesprekken monitoren: Met de analyse- en rapportagefuncties in gespreksbeheersoftware kunt u verschillende KPI's en statistieken meten en bijhouden.
- De prestaties van agenten beoordelen: Managers en supervisors kunnen de prestaties van agenten beoordelen met behulp van functies zoals gespreksopname en gespreksmonitoring.
- Toegang tot informatie wanneer nodig: het geeft agenten direct toegang tot klantinformatie en -geschiedenis tijdens gesprekken om betere diensten te bieden.
- De klanttevredenheid verbeteren: wanneer klanten contact kunnen opnemen met agenten zonder lang te wachten of meerdere keren te hoeven bellen, verbetert dit hun ervaring.
Wat is een CRM voor oproepbeheer?
Een CRM voor oproepbeheer is een platform voor klantrelatiebeheer dat is geïntegreerd met een oproepbeheersysteem (CMS). Het fungeert als een uniform platform voor het beheren van oproepen, het bijhouden van klantinteracties en het verzamelen van oproep-/klantgegevens, waardoor je een volledig overzicht krijgt van je communicatie.
U kunt een CRM voor gespreksbeheer bouwen door een CMS van een derde partij aan te schaffen en deze te integreren met uw CRM. Ringover biedt bijvoorbeeld software voor oproepbeheer als onderdeel van zakelijke telefoonsystemen. Naast het plaatsen en ontvangen van oproepen, kunt u er oproepen mee beheren met functies zoals oproeproutering, monitoring, tracking en analyses. Je kunt Ringover-CRM's zoals HubSpot, Zendesk en Pipedrive en andere zakelijke tools integreren.
Het voordeel van het integreren van je CRM met CMS is dat het de communicatie verenigt en gegevens consolideert om de prestaties van je teams te verbeteren. Een agent kan eenvoudig gegevens uit de CRM-database halen en een volledige context hebben tijdens het gesprek met klanten.
Hoe ga je effectief om met telefoongesprekken?
Je kunt je inkomende en uitgaande oproepen effectief beheren met een oproepbeheersysteem. Het is een reeks tools om verschillende taken te automatiseren, van het ontvangen van oproepen tot het doorsturen ervan naar de juiste agenten en het bijhouden van de prestaties van de agent.
- De eerste stap is het vinden van een softwareoplossing voor gespreksbeheer op basis van uw vereisten.
- Bij het kiezen van een CMS voor uw bedrijf moet u letten op functies zoals gespreksopname, IVR, tracking, monitoring, routing, dashboards, analyses, enz.
- Zodra u het systeem hebt aangeschaft, integreert u het met uw CRM, ERP, helpdesk en tools.
- De volgende stap is het activeren van de functies voor oproepbeheer en deze configureren volgens uw behoeften. U kunt IVR-menu's aanpassen, de statistieken selecteren die u wilt meten voor individuele agenten of agentengroepen, criteria vaststellen om oproepen door te sturen, enz.
- Eenmaal geconfigureerd, kunt u de analyses en rapporten volgen op het gebruiksvriendelijke dashboard.
Beheer inkomende en uitgaande oproepen effectief met een oproepbeheersysteem. Het biedt een volledige reeks tools om oproepen op te nemen, te volgen, te monitoren en door te sturen, en een scala aan andere functies voor oproepbeheer. Het systeem helpt de kwaliteit van je klantenservice te verbeteren, laat je de prestaties van agenten volgen en verhoogt de klanttevredenheid aanzienlijk.